ISO 9001 certificering: een stappenplan

Om uw bedrijf goed te kunnen helpen, let u in ieder geval op de volgende vaardigheden en kennis bij een organisatie die ISO 9001 advies of begeleiding levert:

• Persoonlijke eigenschappen: de adviseur is transparant en eerlijk, doorziet de cultuur en dynamiek van uw organisatie, kan verschillende oplossingen aanreiken in specifieke situaties en faciliteert uzelf, de medewerkers en het management;
• Opleiding en training: de adviseur is in het bezit van relevante opleidingen op het gebied van consultancy, maar bezit ook diepgaande kennis ten aanzien van de internationale ISO 9000 standaard (waaronder ISO 9001). De adviseur brengt deze kennis regelmatig up-to-date en/of blijft zich doorontwikkelen;
• Kennis van nationale en internationale certificering: de adviseur kent de processen en procedures voor certificatie van producten, systemen en mensen;
• Ervaring in de branche: de adviseur is bekend met uw product, uw type organisatie en de branche waarin u opereert;
• Organisatiestructuur: de adviseur doorziet en begrijpt de verschillende lagen in uw organisatie en het effect van het managementsysteem op sleutelfiguren.

Raadpleeg ook de ISO 10019:2005. Dit (Engelse) document is een handleiding voor het selecteren van adviseurs voor een kwaliteitsmanagementsysteem om scherp te krijgen aan welke eisen een adviseur dient te voldoen. 

We helpen u graag met de selectie van een KAM-adviseur met de juiste ervaring die bij uw organisatie past. We voorzien u graag van de contactgegevens van verschillende KAM-adviseurs bij u in de buurt. Zo kunt u zelf beoordelen met welke KAM-adviseur u de klik heeft om implementatie en certificering van uw (management)systeem tot een goed einde te brengen.

Met onderstaande ISO 9001 checklist ziet u in een oogopslag of u geen belangrijke stappen overslaat in de weg naar certificering:

• Zorg voor draagvlak bij uw management en directie: Bepaal gezamenlijk het doel van het managementsysteem en de implementatie van de ISO 9001 eisen, maar ook uw rol daarin. Draagvlak creëren is essentieel voor het succesvol vervullen van uw rol in KAM;
• Communiceer duidelijk uw rol: Uw eigen rol en die van anderen betrokken bij het project overbrengen zorgt ervoor dat de verwachtingen bij iedereen duidelijk zijn. Communiceren is bovendien één van de belangrijkste vaardigheden voor het vakgebied KAM;
• Bepaal de context van de organisatie zodat het systeem aansluit bij de strategische doelstellingen en bedrijfsprocessen;
• Stel een projectplan / implementatie plan op waarin wordt geborgd welke mensen, middelen en methodes benodigd zijn om doelen te behalen;
• Identificeer de hiaten tussen de huidige en gewenste situatie met een GAP-analyse de basis voor het opzetten of verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem. Analyseren is een andere cruciale vaardigheid voor uw vakgebied;
• Houd u vroegtijdig en voldoende bezig met planning: Niet alleen van de implementatie van het managementsysteem, maar ook de afronding van implementatie en het aanvragen van certificering, zodat u niet voor verrassingen komt te staan als het gaat om doorlooptijden;
• Identificeer de processen die benodigd zijn om producten en services te leveren en leg ze vast in het kwaliteitsmanagementsysteem. Herken de kansen en risico's die de output van deze processen beïnvloeden en maak ze beheersbaar;
• Stel de effectiviteit van het managementsysteem vast met behulp van interne audits;
• Laat de directiebeoordeling uitvoeren: de beoordeling van de effectiviteit van uw systeem door het topmanagement van uw organisatie. De waarde van de directiebeoordeling voor uw organisatie is, mits goed uitgevoerd, ongekend;
• Behaal het certificaat door het aanvragen van ISO 9001 bij een certificatie-instelling;
• Promoot uw certificaat: Gefeliciteerd u bent één van de vele ISO 9001 gecertificeerde bedrijven. Geef nu in interne en externe communicatie vooral aandacht aan uw prestaties. Haak hiervoor aan bij uw collega's in een commerciële/communicatie-functie naar uw klanten en belanghebbenden.

Lees ook:

• Blog: Wat is een managementsysteem en wat is de toegevoegde waarde?
• Blog: Een managementsysteem opzetten in vogelvlucht

Regelmatig krijgen wij de vraag van mensen die op zoek zijn naar een voorbeeld van het ISO 9001 handboek. Uw kwaliteitsmanagementsysteem is echter zoveel meer dan alleen een fysiek handboek in de kast. De term handboek impliceert bovendien dat het cruciaal is dat u alles documenteert in een handboek om er een effectief managementsysteem op na te houden. Niets is minder waar.

Hoe uw mensen hun werkzaamheden uitvoeren kan ook prima in de hoofden van de medewerkers (blijven) zitten. Als iedereen het eens is over een werkwijze en deze op de afgesproken wijze toepast en uitvoert, is dit ook prima!

Wij raden u aan het document 'Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015' te raadplegen om te achterhalen welke informatie u minimaal dient te documenteren in uw ISO 9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem. Door alleen te documenteren wat de norm vraagt en u zelf nodig acht voor het behalen van de doelstellingen van het managementsysteem,  zorgt u dat uw managementsysteem niet wordt gezien als een administratieve last. U zet hiermee de eerste stappen naar een managementsysteem als hulpmiddel voor het management en de werkvloer.

Lees ook onze blog: 'Wat is de zin en onzin van documenteren in KAM?'

Onze lead-auditoren zien iedere dag in de praktijk waar de KAM-functionaris, KAM-coördinator en KAM-manager mee worstelt, maar ook wat wél goed werkt.

Zij beschrijven in de ‘Gids voor het succes van de KAM-coördinator’ de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken. Vergroot uw succes als KAM-functionaris nog verder. Download de gratis KAM-gids hier.

Hoe zorgt u ervoor dat u geen belangrijke stappen overslaat tijdens de interne audit? En hoe voert u een interne audit uit zodat u representatieve en waardevolle informatie boven tafel krijgt?

Er is een internationaal geaccepteerde richtlijn opgesteld voor de eisen aan (interne) audits en de auditoren die ze uitvoeren. De NEN-EN ISO 19011: ‘Richtlijnen voor het uitvoeren van audits van Managementsystemen’ gaat dieper in op de vereiste vaardigheden, competenties en invulling van (interne) audits. Hiermee kunt u dus inzicht verkrijgen op welk vlak uw organisatie zich kan gaan ontwikkelen om audits (beter) uit te kunnen voeren. Deze richtlijn kunt u gebruiken bij wijze van ISO 9001 interne audit checklist.

Staar u niet blind op alleen de eisen in de ISO 9001 norm. Het doel van interne audits is om de effectiviteit van uw managementsysteem vast te stellen. Één doelstelling is waarschijnlijk 'het voldoen aan de ISO 9001 eisen', maar zorg dus vooral dat u de andere doelstellingen van uw organisatie scherp houdt en constateert waar risico's en kansen het resultaat beïnvloeden. Dat u vanuit uw rol als KAM-verantwoordelijke zorgt dat voldaan wordt aan de ISO 9001 eisen wordt al van u verwacht. Door interne audits in te zetten als managementinstrument levert u toegevoegde waarde aan de organisatie en het behalen van alle doelstellingen.