Grip op kwaliteit, deskundigheid en aantoonbare inspecties.
Veel organisaties hebben technische kennis al volop in huis. Medewerkers van een technische dienst, onderhoudsafdeling of serviceteam kennen het materieel, de installaties en systemen waarmee zij dagelijks werken. Ze weten hoe deze worden gebruikt, herkennen afwijkingen en kennen de omstandigheden in de praktijk.
Het kan daarom logisch zijn om bepaalde inspecties met medewerkers uit de eigen organisatie uit te voeren. Maar technische kennis alleen maakt nog geen goed georganiseerd inspectieproces.
Want wie mag inspecteren? Welke criteria worden gebruikt? Hoe worden bevindingen vastgelegd? Wat gebeurt er als een tekortkoming wordt vastgesteld? En hoe toon je achteraf aan dat de inspectie op de juiste manier is uitgevoerd?
Met T-SPEC® helpt TÜV NORD Nederland organisaties om bepaalde interne inspecties professioneel en aantoonbaar te organiseren met eigen, opgeleide medewerkers.
Waste Vision ontving als eerste organisatie het T-SPEC® certificaat voor ondergrondse afvalinzameling. Een mooie aanleiding om uit te leggen hoe T-SPEC® werkt en waarom aantoonbare kwaliteitsborging steeds belangrijker wordt.
Een ervaren technisch medewerker kan veel weten over een machine, installatie of arbeidsmiddel. Die kennis is waardevol, zeker wanneer iemand dagelijks met hetzelfde materieel werkt.
Maar bij een professioneel inspectieproces gaat het niet alleen om de vraag of iemand technisch deskundig is. Er moet ook duidelijk zijn volgens welke criteria wordt geïnspecteerd, waarvoor iemand bevoegd is, welke informatie wordt geregistreerd en wat er met geconstateerde tekortkomingen gebeurt.
Daarnaast moet een organisatie zorgen dat inspecteurs voldoende tijd, middelen, informatie en mandaat krijgen om hun werkzaamheden zorgvuldig en objectief uit te voeren. De organisatie blijft daarbij zelf verantwoordelijk voor onder andere de veilige staat, het gebruik, het onderhoud en de tijdige inspectie of keuring van arbeidsmiddelen.
Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de inspecteur te kijken, maar naar het hele inspectieproces.
Stel dat binnen een organisatie meerdere medewerkers inspecties uitvoeren.
De ene medewerker legt bevindingen uitgebreid vast. Een ander gebruikt andere omschrijvingen. En bij een derde is achteraf niet direct duidelijk wat er met een tekortkoming is gebeurd.
De inspecties kunnen dan individueel zorgvuldig zijn uitgevoerd, terwijl het totaalproces toch lastig te beheersen is.
Een uniforme werkwijze helpt.
Binnen T-SPEC® werken inspecteurs daarom met vastgestelde werkinstructies, inspectiecriteria en rapportage-eisen. Inspecties worden vastgelegd. Daardoor kan per inspectie onder andere worden teruggevonden:
Dat maakt inspecties navolgbaar en aantoonbaar. Juist die aantoonbaarheid is relevant wanneer later vragen ontstaan vanuit bijvoorbeeld een interne kwaliteitscontrole, opdrachtgever, audit of toezicht.
Niet iedere medewerker kan automatisch als T-SPEC® inspecteur optreden.
Binnen het programma worden eigen medewerkers opgeleid en beoordeeld voor een specifieke categorie. De opleiding bevat theorie, praktijk en beoordeling. Na een positief resultaat kan een medewerker voor de betreffende categorie als T-SPEC® inspecteur worden geregistreerd.
Vervolgens mag die inspecteur binnen zijn of haar bevoegdheid inspecties uitvoeren volgens het geldende T-SPEC® kader.
Dat categoriegebonden karakter is belangrijk. T-SPEC® is geen algemene bevoegdheid waarmee iemand ieder arbeidsmiddel of iedere installatie mag inspecteren. Het programma kan alleen worden toegepast voor categorieën waarvoor onder andere een werkinstructie, checklist, beoordelingskader en opleiding beschikbaar zijn.
Een inspectie heeft niet alleen waarde op het moment waarop deze wordt uitgevoerd. De informatie moet later ook bruikbaar blijven.
Wanneer resultaten duidelijk worden vastgelegd, ontstaat een dossier dat beter navolgbaar is. Je kunt terugvinden wat is geïnspecteerd, wanneer dat gebeurde, wie de inspectie uitvoerde, welke criteria zijn gebruikt en welke opvolging nodig is.
Daarmee wordt registratie een belangrijk onderdeel van het inspectieproces. Niet als administratief werk achteraf, maar als basis om veilig, zorgvuldig en aantoonbaar te kunnen werken.
Een duidelijke registratie ondersteunt bovendien de opvolging van tekortkomingen. Wanneer zichtbaar is wat er is geconstateerd, kan gerichter worden bepaald wat nodig is.
Wie inspecties zelf organiseert, wil voorkomen dat het proces na verloop van tijd afhankelijk wordt van individuele gewoonten.
Daarom bestaat T-SPEC® niet alleen uit opleiding en registratie van inspecteurs. TÜV NORD Nederland beoordeelt eerst of een organisatie het inspectieproces goed kan inrichten, uitvoeren en beheersen. Tijdens de looptijd wordt vervolgens periodiek gecontroleerd of de werkwijze goed blijft functioneren.
Daarbij kunnen onder andere audits, praktijkbeoordelingen, digitale beoordelingen, dossiercontroles en steekproeven worden ingezet.
De kracht van het model zit in de combinatie: eigen medewerkers voeren de inspecties uit, terwijl TÜV NORD Nederland het kwaliteitskader eromheen bewaakt.
Zo behoudt de organisatie de praktische kennis en uitvoering dicht bij de eigen operatie, terwijl de toepassing van de T-SPEC® werkwijze periodiek onafhankelijk wordt beoordeeld.
Deelname begint niet met het uitdelen van een checklist.
Eerst wordt bepaald voor welke categorie een organisatie T-SPEC® wil gebruiken en of daarvoor een geschikt T-SPEC® kader beschikbaar is.
Vervolgens worden afspraken gemaakt en voert TÜV NORD Nederland een organisatie-audit uit. Tijdens deze organisatie audit wordt getoetst of de organisatie het inspectieproces goed heeft ingericht. Daarbij wordt onder andere gekeken naar verantwoordelijkheden, documenten, registraties, de ondersteuning van inspecteurs en de opvolging van tekortkomingen.
Daarna worden de eigen medewerkers opgeleid en beoordeeld. Na registratie kunnen zij binnen hun bevoegdheid inspecties volgens T-SPEC® uitvoeren en hun bevindingen vastleggen.
Ook daarna blijft kwaliteitsbewaking onderdeel van het programma. T-SPEC® werkt met een cyclus van drie jaar, waarin start, controle, monitoring en hercertificatie een plaats hebben.
Bij termen als zelf inspecteren, zelf keuren en interne keuring kan snel verwarring ontstaan.
Binnen T-SPEC® wordt daarom gesproken over inspecties van arbeidsmiddelen. T-SPEC® is bedoeld voor situaties waarin een organisatie een bepaalde inspectie zelf mag uitvoeren en daarvoor het passende T-SPEC® kader beschikbaar is.
T-SPEC® vervangt geen wettelijk voorgeschreven keuring. Het kan wel worden ingezet om invulling te geven aan de verplichting om arbeidsmiddelen periodiek door een deskundig persoon te laten inspecteren, wanneer de wet- en regelgeving dit toestaat.
Wanneer wet- of regelgeving bepaalt dat een keuring door een aangewezen, onafhankelijke of externe keuringsinstantie moet worden uitgevoerd, blijft die verplichting bestaan. Dat onderscheid moet vooraf altijd duidelijk zijn.
Een actuele toepassing van T-SPEC® is ondergrondse afvalinzameling.
Binnen deze categorie kunnen bevoegde T-SPEC® inspecteurs visuele inspecties uitvoeren aan ondergrondse en semi-ondergrondse afvalcontainers. Daarbij kunnen zichtbare onderdelen zoals de put, veiligheidsvloer, trommel, inwerpzuil, platform en ophanging worden beoordeeld.
De inspecteur kijkt volgens vastgestelde criteria naar bijvoorbeeld zichtbare beschadigingen, slijtage en afwijkingen die opvolging vragen. De resultaten worden geregistreerd.
Voor organisaties met meerdere containerlocaties biedt dat de mogelijkheid om bevindingen per systeem, locatie of object terug te vinden en containers op verschillende locaties vanuit hetzelfde kwaliteitskader te beoordelen.
Waste Vision heeft als eerste organisatie het T-SPEC® certificaat voor ondergrondse afvalinzameling ontvangen. Daarmee vormt de samenwerking een concreet praktijkvoorbeeld van deze nieuwe T-SPEC® categorie.
Het certificaat is het resultaat van de consequente en volledige implementatie van het T-SPEC®-programma binnen de organisatie. Door inspecties volgens de vastgestelde normen uit te voeren, processen aantoonbaar te borgen en continu in te zetten op kwaliteit, plukt Waste Vision nu de vruchten van deze aanpak. Het certificaat bevestigt niet alleen de kwaliteit van de huidige werkwijze, maar onderstreept ook de professionalisering en betrouwbaarheid van de inspecties aan ondergrondse afvalinzameling.
T-SPEC® kan met name relevant zijn voor organisaties die al technische deskundigheid in huis hebben en bepaalde inspecties structureler en aantoonbaarder willen organiseren.
Bijvoorbeeld wanneer je:
Of T-SPEC® daadwerkelijk bij een organisatie past, hangt onder andere af van de betreffende inspectie, de categorie en de inrichting van de organisatie.
Daarom is de eerste stap niet meteen certificeren. De eerste stap is bepalen of T-SPEC® past bij wat je wilt inspecteren en hoe je organisatie is ingericht.
Technische kennis in de eigen organisatie is waardevol. Met T-SPEC® wordt die kennis onderdeel van een gestructureerde inspectiewerkwijze waarin opleiding, duidelijke criteria, registratie en periodieke kwaliteitsbewaking samenkomen.
Zo gaat zelf inspecteren niet alleen over wie de inspectie uitvoert. Het gaat vooral over de vraag hoe je het proces eromheen organiseert.
Met T-SPEC® van TÜV NORD Nederland combineer je de kennis van je eigen organisatie met onafhankelijke kwaliteitsborging. Dat maakt interne inspecties veilig, deskundig, navolgbaar en aantoonbaar.
Wil je weten of T-SPEC® past bij jouw organisatie en de inspecties die je wilt uitvoeren? Neem dan contact op met Gijs Peeters, Sales Manager Inspecties. Bel of mail via 06-42 033 613 of gpeeters@tuv-nord.com.
Hij denkt graag mee over de mogelijkheden, de juiste categorie en de stappen om te starten.