HKZ certificering

Een HKZ-certificaat laat zien dat het kwaliteitsmanagement in de organisatie op orde is. Het gaat om veilig, effectief en cliëntgericht werken, met duidelijke afspraken en verbeteringen die aantoonbaar worden gevolgd. Het certificaat wordt afgegeven na een onafhankelijk onderzoek (audit) door een externe partij.

Dat hangt af van sector en activiteiten. Zo is er bijvoorbeeld HKZ 104 (fysiotherapie), 118 (gehandicaptenzorg), 129 (GGZ), 136 (openbare apotheken), 144 (VV&T), 155 (kraamzorg), 132/133/134 (kinderopvang), 143 (kleine organisaties) en 165 (Zorg & Welzijn, generiek). Twijfel je? Start vaak met HKZ 165 (generiek) of HKZ 143 (klein) en kies aanvullend een sectorspecifieke norm als dat beter past.

Eerst breng je processen, risico’s en verantwoordelijkheden in kaart. Daarna volgt een interne check: werken teams volgens de afspraken en worden verbeteringen opgepakt? Vervolgens komt een onafhankelijke auditor kijken of het systeem werkt zoals bedoeld. Bij een positieve uitkomst krijg je het certificaat en plan je de jaarlijkse controles in om het te behouden.

Het certificaat is in de praktijk drie jaar geldig. Elk jaar komt er een controle-audit om te bekijken of het systeem goed blijft werken en of verbeteringen doorzetten. Na drie jaar volgt een herbeoordeling voor verlenging.

De auditor kijkt of beleid, processen en afspraken duidelijk zijn en worden gevolgd. Denk aan cliëntveiligheid, meldingen en klachten, risico’s en maatregelen, samenwerking tussen teams, meten van resultaten en zichtbare verbeteracties. Het gaat erom dat de werkwijze past bij de organisatie en in de praktijk werkt.

Maak helder wie wat doet en hoe je werkt (procedures/werkinstructies). Leg risico’s vast en welke maatregelen daarbij horen. Meet wat belangrijk is (bijv. wachttijden, incidenten, cliënttevredenheid) en bespreek de resultaten. Doe een interne audit en een managementbeoordeling zodat je zeker weet dat alles klaar is voor de externe audit.

De prijs hangt af van de grootte van de organisatie (bijv. aantal locaties en medewerkers), de gekozen norm en de tijd die de auditor nodig heeft. Ook spelen complexiteit en spreiding (één locatie of meerdere) een rol. Een offerte geeft helderheid over het totale traject en de planning.

HKZ richt zich specifiek op zorg en welzijn en vertaalt kwaliteitsmanagement naar het dagelijkse werk met cliënten. ISO 9001 is breder en sectoroverstijgend. Veel organisaties combineren ze: één systeem dat voldoet aan beide, met één set afspraken en één auditplanning.

Het belangrijkste doel is om goede zorg te verlenen. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt je processen te verbeteren, de zorgkwaliteit te verhogen en knelpunten aan te pakken. Met de juiste tools en kennis maak je je zorg efficiënter en effectiever.

HKZ-certificering wordt uitgevoerd door onafhankelijke certificeringsinstellingen die hiervoor erkend zijn. Zij beoordelen of aan de norm wordt voldaan en geven bij een positieve beoordeling het certificaat af. TÜV NORD Nederland is zo’n onafhankelijke, erkende certificeringsinstelling en voert HKZ-audits uit bij organisaties in zorg en welzijn.